作業遅延にどう対応する？プロジェクト再起動の実践ガイド

デザイナーやエンジニアの作業遅延にどう対応してますか？

こんにちは、フリーランスWEBディレクターの友澤です。

プロジェクトは円滑に進めたいものですが、デザイナーやエンジニアの作業遅延は避けられない課題です。

スケジュールを統括するディレクターとしては、遅延が発生したからといって慌てたり感情的になって担当者を責めたりするのは恥ずかしいですよね。プロジェクト成功への鍵は現状を正確に把握し最適な対応策を講じることです。むしろプロジェクトの窮地こそWEBディレクターの腕の見せ所と言っても過言ではありません。

今回はそんなプロジェクトの遅延が起こってしまったらやるべき具体的なアクションについてご紹介します。

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この記事で得られる内容

作業遅延発生時にやるべき4ステップ
プロジェクトを軌道に戻すためにWEBディレクターとして実践すべき具体的な方法を紹介します。

期限延長する場合の必須事項
タスクの期限や納期自体を延長することも判断しなければなりません。2度目の延長を起こさないための対処法について。

WEBディレクターとして心の持ちよう
最後に、遅延発生時に最も冷静でいるべきWEBディレクターのマインドについて。

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良かったら読んでみてください。

1、作業遅延の原因把握

作業の遅延は起きないのが一番ですが必ず起きます。そこそこの規模で全タスクが完全に前倒しで進むプロジェクトなんて見たことないかもしれません。

さあ、起こってしまったとしたらどうしますか？

プロジェクトにおいて作業遅延が発生する原因は多岐にわたります。

たとえば、

• 要件の認識不足
• タスクの見積もりの甘さ
• 予期せぬ技術的問題

などはよくあるパターンですよね。

WEBディレクターとして重要なのは「遅れるだと？」と感情的にならず「現状を冷静に正確に把握する」ことです。把握すべきポイントは以下です。

• どの工程のなにが遅れたか？
• 遅れの原因はなにか？
• いつならできるか？
• 誰ならできるか？

遅延が発生した際には、各担当者の進捗状況や抱えている問題をヒアリングして客観的に整理しましょう。遅延が起きた「ポイント」だけにフォーカスするのではなく、プロジェクト全体を俯瞰して冷静に見ることが重要です。

全体を把握して判断するのはWEBディレクターの役割だからです。

2、後続タスクへの影響確認

ほとんどのプロジェクトはウォーターフォール型（アジャイルでもほぼ同じ）の進行になっていると思いますので、タスクごとに後続タスクとの依存関係があるはずです。

作業遅延は、プロジェクト全体に波及する可能性があるため後続タスクの影響の再把握が重要です。

タスク間の依存関係の分解・再整理

Aが終わらないとBが絶対に始められないタスク、逆にAが終わっていなくてもBが同時に進められるもの。また、Aの一部だけでもできていればBが進められることもありますのでタスクをさらに分解して再整理します。

• 各タスクの依存関係を再確認しどのタスクが優先されるべきかを明確化する。
• 並行して進められるタスクは同時進行で取り組むなど、柔軟なスケジュール設定を検討する。
• さらにタスクを分解して前後関係を再整理する。

工程ごとの工期圧縮策

タスクを再整理したら各タスクに改めて目を向け工期圧縮の可能性を模索しましょう。WEBディレクターとしては全体を俯瞰して見ながらもこのターンではチーム全体の知恵を出し合って乗り切りましょう。みんなと相談すると結構いい案が出ますよ。

• 作業効率向上のためにツールの活用や自動化作業手順の見直しを行う。
• チーム内でブレインストーミング等を実施し個々の知見も活かして具体的な改善策を考える。

遅延後の取り戻しに関する具体的な方針を立てるためにWEBディレクターがタスクの依存関係を詳細に把握しておくことは必須ですのでWBS作成する際に意識しておきましょう。初めてでよくわからない初心者ディレクターのころはとにかくみんなに聞きましょう。

ここまでやったら、以降の工程を新規のプロジェクトとして再起動します。

3、プロジェクト再起動の具体的アクション

遅延が起こり担当やスケジュールに変更が発生するとなったら規模の大小はあれどプロジェクトの再起動です。

「以降のタスクを完了させるためのプロジェクト」が新たに立ち上がったと考えると理解しやすくなると思います。 ここからはさらに順を追ってWEBディレクターが行うべき具体的なアクションをお伝えします。

3-1～3-3はステップになっていますので、3-1でカバーできるなら3-2以降は不要です。

3-1. 担当者の現状と巻き返しの可能性検証

目的：
担当者が抱える課題や進捗状況を正確に把握しチームメンバーだけで解消できるかどうかを評価する。

担当者とのミーティング

• 各担当者（デザイナー、エンジニア）と一対一のオンラインまたは対面ミーティングを設定し遅延の原因や現在の課題をヒアリング。
• 「どの工程で問題が発生しているか」「現状の見通しはどうか」といった具体的な質問で現状を把握しましょう。

タスクと進捗の見直し

• WBSやスケジュール表を用いて各タスクの進捗状況を数値やチェックリストで把握し後続タスクへの影響を確認。
• 遅延しているタスクとその原因を明確化することで、担当者がどれだけ取り戻せるかを判断します。

巻き返しの可能性を検証

• 担当者と共に、作業方法の見直しや追加リソース投入で遅れを取り戻せるか、具体的なプランを検討。

3-2. 別の担当者・リソースの切り替え検討

目的：
現状の担当者だけで対応が難しい場合、チーム内外のリソースを見直して個々のタスクの対応プランを策定する。

内部リソースの再評価

• チーム内で同じタスクをより迅速にこなせるメンバーがいないか、過去の実績やスキルセットを基に検討する。
• 運よく対象がいればタスクの再分配を行い遅れをカバーできる体制を整える。

外部リソースの検討 ※内部リソースで足りない場合。

• フリーランスやパートナー企業など外部リソースの活用も視野に。
• 概算でコスト試算を行い実現可能性を検討。
• 迅速な対応が求められる場合は、過去の取引先や信頼できる外部エージェンシーと連携し即戦力を投入する。

3-3. プロジェクト全体のスケジュール調整

目的：
担当者の変更やリソース再配置で解決が難しい場合、プロジェクト全体のスケジュールを現実的に見直す。

全体スケジュールの再確認

• プロジェクトの各フェーズごとに遅延の箇所とその影響範囲を洗い出す。
• チーム全体で再確認し現実的な完了日を再設定するためのミーティングを実施する。

後続タスクとの連携確認

• 遅延が他のタスクにどのような影響を及ぼすかを確認。
• 必要であれば、後続タスクの工期圧縮や前倒し実施の可能性を検討する。

リスクマネジメントの再構築

• 再調整したスケジュールに基づき、今後のリスクを予測しバックアッププランを考える。
• 定期的な進捗確認と状況報告の仕組みを再度強化する。

知力を尽くし手を変え品を変えても、どうやっても間に合わない場合もありますよね。その場合は、最後の最後となりますが全体のスケジュール再設定に手を付けましょう。

4、完了期日の再設定とリスクマネジメント

最終的なプロジェクト完了期日を再設定する際、遅延の影響を正確に把握し現実的で実行可能な納期を設定することが重要です。

全体スケジュールの最終調整

• これまでの分解・再整理、タスク圧縮策、進捗状況を踏まえた上で、最終的な完了期日を各関係者と協議しながら決定する。
• ステークホルダー（クライアント、上司、チームメンバー）に現状と新たな納期を明確に共有する。

最終リスクの洗い出しと対応策

• 新たなスケジュールに対してどの部分にリスクが潜んでいるかを再確認。
• 万一の再遅延に備えバックアッププランを策定し迅速な対応ができる体制を整える。

定期チェックとフィードバックループの確立

• 新たなスケジュールに基づいて定期的に進捗を確認し、早期に問題が発生した場合は即座に対策を講じる仕組みを導入する。

ほとんどの場合2度目はかなり大きなインパクトになりますので避けたいところ。ポイントは遅延となる前に気づけてリカバリできる体制づくりと現実的な納期の再設定です。

少しマインドの話

プロジェクトのスケジュールを握っているWEBディレクターには遅延の課題は必ずのしかかってきます。それは、WEBディレクターという職種がプロジェクトの初期段階から最後までずっと関わることになるためです。

もちろんチーム全員でスケジュール厳守の責任は負うべきですがチームの制作メンバーはそれぞれのタスクだけに責任を持つことになることが多くなりがちです。ビジネスとしての利益効率のためにプロジェクトの個々のタスクのみに工数が割り与えられる構図のためです。

だから私たちWEBディレクターはチームの制作メンバーよりも少しだけ全体のスケジュールのことに責任が大きくなります。
でもだからこそ楽しいと思えることはWEBディレクターとしての重要な素質だと思っています。

もしこれからWEBディレクターになりたい人がこの記事を読んでいるとしたら、案件の全体像を把握して「このプロジェクトは端から端まで私が見た！」と言えることを楽しめる人になれるといいなと期待しています。

私がWEBディレクターを始めたのは全部見たいからでした。
全部を自分事として見続けて、出来上がったサイトやプロジェクトの成果を感じるのはほんとに楽しいですよ。個々のタスクだけを担当したみんなよりもきっと。

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まとめ

作業遅延への具体的、かつ、実践的な対応方法についてお伝えしました。

デザイナーやエンジニアの作業遅延に直面した際は、WEBディレクターとしてまず冷静に現状を把握することが大切です。

• 担当者単独で取り戻せるか
• 他のリソースで補えるか
• あるいはプロジェクト全体のスケジュールを現実的に再構築するか

それぞれの選択肢を検討し、最適な対策を講じることでプロジェクトは再び軌道に乗せることが可能です。

今回ご紹介した具体的な手法を実践することで、遅延が生じた状況でも、担当者を責めることなく、プロジェクトの再起動と成功に向けた道筋を確実に描くことができるはずです。

WEBディレクターの皆さん、次回のプロジェクトではぜひ今回のアプローチを取り入れ、チーム全体で柔軟かつ迅速に対応する体制を構築してください。遅延はプロジェクト運営の一つの課題ですが適切な対応策を実践すれば必ず全員無傷で完了まで走り切りましょう。

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